データの種類に合わせて書式を変える【Excel表示形式】

Excel表示形式基本アイキャッチ Excel

データの種類によって書式を変えるってどういうこと?

例えば・・・

・正の値を入れたら3桁区切りのカンマを付けて青で表示したい・・・
・マイナスになったら-(マイナス)を数字の先頭に付けて赤で表示したい・・・
・ゼロの場合は「なし」と表示したい・・・
・文字列を入れた場合は先頭に「評価:」と付けて紫で表示したい・・・

Exce_basic1表示形式サンプル

そんな設定を一度にまとめて行うことができる。

設定しておけば、何を入れてもそれに合わせた書式で表示してくれる。
なかなか使えそうじゃない?
でも意外と知られていない(←私が思うに)この設定。

まずはオリジナル表示形式の設定方法をみてみよう。

表示形式(ユーザー定義)の設定

設定したいセルを範囲選択しよう。

すべてのセルが対象なら≪Ctrlキー+A≫をすればいい。

ショートカット≪Ctrlキー+A≫・・・すべて選択
※Aは、all(すべて)のA
表の中のいずれかのセルで≪Ctrlキー+A≫すれば表全体が選択される。
表の外のいずれかのセルで≪Ctrlキー+A≫すればシート全体が選択される。

次に≪Ctrlキー+1(1は上の数字を使用 ※テンキーの1ではできない)≫を押す。

すると、セルの書籍設定ダイアログボックスが出てくる。
表示形式]タブ-「分類」の一番下[ユーザー定義]を選択。

種類]ボックスへ直接入力することでオリジナルの設定ができる。
※入力例は後ほど紹介。

Excel_basic2セルの書式設定ダイアログボックス

表示形式(ユーザー定義)の基本

ユーザー定義の基本ルールはこれ。
Excel_basic3ユーザー定義の基本

;(セミコロン)は区切りを意味する。
※記号は半角で入力すること!
この区切りを使うことで、4種類まとめて設定することができるのだ!

最初は正の値が入った場合の表示形式の設定。
;(セミコロン)で区切ると、続けて負の値を入れた場合の設定ができる。

さらに;(セミコロン)で区切ると、0(ゼロ)を入力したときの設定ができる。
続いて文字列の設定ができるのだ。

色の指定もしたい場合は、[赤]のように [ ]半角カッコの中に色を入力する。

早速、例を元に設定してみよう。

例を元に設定してみよう

-例題-

正の値→3桁区切りのカンマを付けて青で表示しよう
負の値→「-(マイナス)」を数字の先頭に付けて赤で表示しよう
ゼロ→「なし」と表示しよう
文字列→先頭に「評価:」と付けて紫で表示しよう

-正解-

[青]#,##0;[赤]-#,##0;”なし”;[紫]”評価:”@

正の値の表示形式はこれ。

[青]#,##0

・正の値が入ると青で表示される。
・数字は3桁で区切ってカンマを付ける。
・ゼロの場合はゼロと表示する。
※「青」以外はすべて半角。

表示形式”#”と”0”の違いについてはこちらから。

負の値の表示形式はこれ。

[赤]-#,##0

・負の値が入ると赤で表示される。
・先頭に、-(マイナス)を付ける。
・数字は3桁で区切ってカンマを付ける。
・ゼロの場合はゼロと表示する。
※「赤」以外はすべて半角。

0(ゼロ)の時の表示形式はこれ。

“なし”

・0(ゼロ)が入ると文字列「なし」が表示される。
※”(ダブルクォーテーション)は半角。

文字列の表示形式はこれ。

[紫]”評価:”@

・文字列が入ると紫で表示される。
・文字列の先頭に「評価:」を付ける。
は文字列を表すので、そこに入力した文字があてはまる。
※「紫」「評価:」の文字列以外はすべて半角。

以上、4種類の表示形式を;(セミコロン)で区切って入力する。

[青]#,##0;[赤]-#,##0;”なし”;[紫]”評価:”@

設定したセルにデータを入れるとこうなる。

Exce_basic1表示形式サンプル

表示形式、;;;(セミコロン3つ)が非表示なわけ

前回のセルの中を見せない表示形式について。

ユーザー定義の基本ルールはこうだった。
Excel_basic3ユーザー定義の基本

;(セミコロン)は区切りを意味するんだったよね。

間には何も入れず、区切りを3つ続けるだけということは?

正の値、負の値、ゼロの時、文字列の時、
すべて何も表示しないということになるのだー!!

表示形式の設定なので、表示されないというだけでデータはちゃんと入っているよ。
数式バーを見ればデータは確認できる。

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